«Le management est l'art de mettre en œuvre les moyens pour que nos collaborateurs donnent le meilleur d'eux-mêmes. »

Avant les traditionnels repas et soirées de fin d'année, nous devons tous organiser les entretiens annuels. Historiquement, ils sont apparus il y a quelques 20 ans. Ils ont pris durant cette période différentes appellations: fin d'année, évolution, évaluation, progrès,...
Quelle que soit la terminologie employée, ils constituent désormais un acte de management à part entière, et doivent s'intégrer dans le quotidien du manager. Et comme tout acte de management, c'est avant tout un grand moment de communication. Vous devez donc y mettre les formes avant, pendant et après.

La « mise en scène » de l'entretien

Tout d'abord, chacun doit être préparé à cet entretien. L'ensemble de vos équipes doit être informé de la mise en place de cette démarche, et chaque année vous devez prendre la peine de communiquer le lancement de la "campagne ". Ensuite, chaque manager prévient individuellement ses collaborateurs. Le collaborateur doit être à même de préparer son entretien, vous devez lui communiquer la date une huitaine de jour avant: l'heure, le lieu et les différents thèmes que vous voulez aborder. La meilleure solution est que vous lui procuriez un document préparatoire où chacun des thèmes est évoqué.

Le lieu doit être choisi en terrain « neutre ». Votre bureau n'est pas l'endroit idéal, votre table de réunion sera mieux appropriée. Encore mieux, choisissez une salle où vous puissiez vous rendre ensemble et où vous seriez d'égal à égal. Le face à face n'a jamais été la meilleure solution. Vous veillerez à ne pas être dérangé, ni par le téléphone, ni par un autre collaborateur. Ces intrusions arrivent toujours au mauvais moment dans la conversation.

L'introduction se fera naturellement. Dans un premier temps, vous présentez le plan précis de l'entretien, afin que votre collaborateur puisse à tout moment se situer par rapport à l'objectif du rendez-vous. Vous inscrivez ce rendez-vous dans une démarche globale de management, tant individuelle que collective : 
quand sera son prochain entretien?
où se situe cet entretien dans le processus global de décision?
quel est le but de celui-ci ?
quand aura- t-il une réponse aux différents points qui seront abordés ?

Vous suivrez alors le plan chronologique: passé, présent, avenir

Vous ferez avec lui un point sur les objectifs que vous lui aviez fixé lors du
précédent entretien ou de son entrée dans votre service :
Comment les a-t-il atteints? Cela lui permettra de raconter ses succès donc de le mettre en valeur.
Pourquoi ne les a-t-il pas atteints? Vous entrez dans une démarche d'accompagnement.
L'évocation des objectifs de l'année écoulée est toujours un moment où vous pourrez  "glaner" des informations importantes sur le fonctionnement réel de votre service et des volontés de votre collaborateur. Vous devez principalement écouter, vous ne l'interrompez pas, laissez le parler.

Ne confondez pas le verbe être et le verbe avoir. Evoquer les faits, appréciez les performances et non l'individu. C'est son rendez-vous, pas une réunion de travail.
Vous échangerez sur les différentes étapes de l'année : les lancements, les grandes opérations, les formations qu'il a suivies.

Après cette phase sur l'année passée, si une réorganisation du service est en cours, c'est le moment d'en reparler avec lui pour lui expliquer concrètement sa position, son rôle, ses moyens au sein de cette nouvelle organisation. Vous devez échanger sur celle-ci et lui permettre d'exprimer son point de vue. Si la réorganisation est plus profonde et concerne l'ensemble de la Société, commencez votre entretien par cet aspect afin de lui permettre d'évoquer ses craintes. Ainsi vous entrerez dans le fond du rendez-vous après avoir levé l'essentiel de ses réticences.

Ayant resitué le contexte à venir, vous abordez les différents objectifs tant quantitatifs que qualitatifs. Vous aurez avec lui une approche constructive et de négociation sur certains points. Ainsi, vous lui fixerez les différents rendez-vous de suivi et vous mettrez à sa disposition les différents moyens. Vous devez échanger sur ces moyens :  humain, financier, technique, formation, coaching, ...

Vous parlerez aussi de sa rémunération. Dites-vous surtout que cet entretien est une prise d'informations ; vous n'êtes pas dans l'obligation de donner une réponse immédiate à tous les points évoqués. Vous prenez note et vous donnerez les réponses quelques jours : plus tard après réflexion en ayant eu une vision globale de votre service.

Vous conclurez par deux aspects importants:

Avez des points que vous vouliez aborder? 
Que pensez-vous de cet entretien?

Ces deux questions vous permettent de valider le fait que votre collaborateur reparte confiant et motivé en ayant pu s'exprimer librement.

La suite est en fait la clef du réel succès de cette démarche. Si vous en restez là, ne vous étonnez pas de décevoir, de démotiver, voire de créer une non-adhésion à l'entretien de l'année prochaine. Après avoir consolidé les informations requises pour l'ensemble de votre service, une fois rendus les différents arbitrages tant au niveau de votre service que de la Société dans son entier, vous lui devez un compte rendu détaillé sur chacun des points qu'il a évoqués. Un compte rendu écrit n'est pas un retour. Il s'est mis à "nu" pendant son entretien, vous lui devez un rendez-vous d'argumentation en face à face.

N'oubliez jamais qu'une décision défavorable bien expliquée est plus motivante qu'une décision favorable non communiquée. Ce qui fera le succès de cette démarche dans son ensemble, c'est la forme et le respect que vous observerez dans le suivi.

François ENIUS est Directeur Associé du cabinet de conseil 
ABSyLONE, spécialisé en Management, Ressources
Humaines, et Gestion du Changement.